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コピー費削減

コピー費の削減には、紙代よりもカウンター料金の見直しがカギになります

ご存知でしょうか?
普段何気なく使用しているコピー機ですが、意外とコストがかかっています。紙代のほかに、出力するごとにカウンター料金が発生しています。

カウンター料金とはいわゆる保守料金を指します。
コピー機はその構造上メンテナンスが必要不可欠です。印刷時に高熱を発するため部品が消耗しやすいという特性を抱えているため、そういった保守部分にかかるコストをカウンター料金として徴収しているのです。

紙代を削減するよりも、このカウンター料金を安くすることを考えた方が、大きなコスト削減効果が望めます。
その他、トナーをリサイクルトナーに変えてみるなど、状況に応じて削減対象を広げていくのもよいでしょう。

コピー費を節約するPOINT
  • カウンター料金の単価引き下げの交渉を行う。
  • 大量にコピーする場合は、パソコンからプリントアウトする。
  • 用途に応じて、リサイクルトナーを使用する。

カウンター料金の単価引き下げの交渉

サービスの内容、印刷する枚数、契約した時期、地域などによりカウンター料金は決まります。市場の相場に比べてカウンター料金が高いと感じたら、カウンター契約を結んでいる会社に、単価引き下げ交渉を行いましょう。

しかし、既に締結したカウンター契約の内容を変更するのは容易ではありません。また強引に交渉したことにより、単価引き下げに成功しても、保守サービスが劣悪になっては意味がありません。

カウンター料金の単価を引き下げるもう一つの方法

カウンター料金の単価を引き下げるもう一つの方法に、新たにコピー機を購入して、カウンター契約を新規で締結する方法があります。意外と思われるかもしれませんが、技術革新と企業努力により、カウンター料金は数年前に比べて大きく下がっています。その為、新たにカウンター契約を結ぶことで、カウンター料金が半分以下に下がることもあります。

ただし、新たにコピー機を購入するため、購入時にはコストが発生します。コピー機購入費用と、月々のカウンター料金の引き下げ効果を比べて、メリットが大きい場合にとるべき選択肢といえます。リース契約でコピー機を導入した場合には、導入時に初期費用がかからない為、月々のリース料金をカウンター料金の引き下げ効果で相殺できるケースも多くあります。

また、現在利用のコピー機がリース契約中であっても、新たに導入するコピー機のリース契約にリース残債をまとめることができます。目安としてコピー機を購入した時期が3年前であれば、この方法によるコスト削減の可能性があります。

コピー費の内訳

一般的に下記の料金がかかります。

紙代

コピーにかかる紙代はA4サイズで、500枚250円程度、1枚あたり0.5円くらいです。
※会社によっては、コピー用紙を無料で提供している会社もあります。

カウンター料金

カラーコピーなら1枚あたり15円〜35円
モノクロコピーなら1枚あたり2〜6円します。

トナー料金

モノクロトナー 2〜3万円
カラー 2〜3万円×4色
※トナー代を無料で提供している会社もあります。

リサイクルトナーを使う

リサイクルトナーとは、使用済みとなったカートリッジを部品交換などにより再利用可能とした再生品のことです。販売店にもよりますが、正規品よりも50%〜80%くらい安く手に入れることができます。大幅なコスト削減が可能になり、循環型社会への貢献にも繋がります。

プリンタ

機材購入代
もしくは、月々にかかるレンタル料金

たとえ1枚あたり1〜2円の違いでも、1日何千枚、何万枚使用している会社では大きな差が出ます。コピー費の削減には、小さなことの積み重ねが大きなコスト削減効果をもたらす典型例といえるでしょう。

トナー代を節約するPOINT
  • 本当に必要なものだけ、出力する。
  • パソコンからの出力はデフォルトでモノクロに設定しておく。
  • カラーの必要性がある場合のみカラーコピーを使用する。

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